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企业注册档案中证照复制件的法律效力

《档案法实施办法》第二十一条规定,档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。
    结合工商机关企业注册档案的实际使用情况,笔者认为,企业注册档案中的证照复制件加盖相关印章,仅能证明复制件与原件的一致性,对于原件的真实性并无直接证明效力。实际工作中,工商机关档案管理机构应充分考虑证照持有者的法定权利,充分认识虚假注册材料一旦作为经济活动的往来凭证,可能造成的不良后果;应采取有效措施,严格规范企业注册档案的管理和使用,最大限度地降低工商机关的追责风险。
    由工商机关核发的如营业执照、食品流通许可证等证照,其原件和复制件均留存在企业注册档案中。如果这些证照是由档案管理机构所属的工商机关核发的,其应该是真实的;如果是由当事人直接提交的,其真实与否就存在不确定性。为规避风险,笔者建议在这类证照复制件上加盖“复制件,不作经营凭证”的印记。
    由其他部门核发的如身份证、房屋所有权证、特殊行业经营许可证等证明文件,仅有复制件留存在企业注册档案中。这些证明文件的真实性具有不确定性。为规避风险,笔者建议在这类证照复制件上加盖“非原件复制,仅供参考”的印记。

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