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外资公司注册登记标准化流程初探

根据多年的工作实践,笔者认为,工商机关现有的外资公司注册流程存在以下不足:
  外资企业登记注册表式文本等材料过于专业,企业自行填写存在困难;窗口人员接待咨询过多,影响了登记工作的质量和效率;高峰时段办事人员数量过多,窗口秩序有待规范;外资企业登记注册涉及多个部门,造成企业重复劳动,降低了办事效率。
  针对上述问题,笔者认为,可以采取更加人性化的举措,进一步建立和完善外资企业登记注册工作标准化流程,提高行政效率,进一步提升工商机关窗口形象。
  1.依据企业工商登记的三大类型,分门别类完善标准化流程。
  新设立外资企业登记注册的流程为:领取名称登记表式→明确应提交的名称登记材料→名称重名查询→窗口提交并按要求补充相关材料→领取名称预先核准通知书→领取设立外资企业登记申请书→明确应提供的登记材料→参照标准样本填写表式和准备材料→窗口提交并按要求补充相关材料和内容→窗口受理→领导核准→领照办结。
  外资企业变更登记的流程为:机读企业原始登记材料→明确变更事项→领取变更表式文本→明确应提供的登记材料→参照标准样本填写表式文本和准备材料→窗口提交并按要求补充相关材料和内容→窗口受理→领导核准→领照办结。
  外资企业注销登记的流程为:机读企业原始登记材料→领取备案表式文本→明确应提供的备案材料→窗口受理→领导核准→领取备案通知书→领取注销表式文本→明确应提供的登记材料→参照标准样本填写表式文本和准备材料→窗口提交并按要求补充相关材料和内容→窗口受理→领导核准→领取注销通知书办结。
  2.积极探索实行部门间标准化联动。
  可以建立与相关部门的“审批与登记联动机制”,依托地方行政服务中心这一平台,在外商投资企业设立之初,工商机关即提前介入,提供设立外资企业登记申请书等相关表式资料,并提前审查提供给相关部门的资料,如投资方合法开业证明、企业章程等法律文书,避免因各部门审查重点不同致使企业重复修改材料、签名等。
  3.科学制定书面解释文本。
  建议对目前使用的每份工商登记表式文本进行梳理,形成一套标准化表式文本,并在每一项填写内容旁配套标注详细的书面解释,方便每个企业办事人员正确填写。
  配套书面解释要解决好3个问题:所有专业问题的解答尽可能通俗易懂,非专业人员也能一目了然;解释语言要简单、清晰和到位;对于特殊情况,要尽可能举例并提出解决办法。此外,为了保证标准表式文本的相对稳定和书式业务指导的长效性,应尽可能统一和固定表式文本,避免频繁变动。
  4.充分发挥企业变更登记“机读”环节的作用。
  可以考虑在企业办理变更登记前,或者在企业首次咨询之日,引导其通过“机读”环节做到对原始材料心中有数,确保相关材料完全吻合,避免企业信息与工商档案信息不一致造成不良后果。
  5.不断扩大咨询渠道,逐步实现合理分流。
  可以利用计算机网络平台,实现网络辅助咨询。建议在工商网站增挂外资企业各项业务办理的流程、各种表式样本和特定事项的解释文本。企业可以通过网络方便地浏览,窗口人员也可以引导企业工作人员利用网络查询和下载相关表式文本。同时,窗口人员也可以准备若干含有书面解释的标准样册,供企业查询使用。由此实现由口头咨询向更为精准的书面辅导的转变。
  6.不断完善和改进咨询方式。
  可以设立专门的咨询电话和咨询时段。如在每周挑选两个半天,配置专人负责接听咨询电话,做好记录。对于能马上答复的,立即作出答复;不能答复的,承诺在规定时间内答复。可以在窗口探索推行“银行式”叫号法,使受理工作更加透明、有序,同时也有利于保护企业的合法权益和商业秘密。
  7.突出窗口受理功能,鼓励企业选择专业化代理服务。
  要逐步实现咨询和受理两分离。引导企业把能够由代理机构承担和完成的工作交由代理机构承担和完成,把能够借助计算机网络分担的咨询事项交由计算机网络分担,把能够通过标准化文本和书面解答解释的咨询内容交由标准文本来完成。对于提供标准化书面辅导和网上咨询服务后仍存在疑问的企业,引导其通过专业的登记代理机构完成相关登记注册事宜。

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